Nuestro objetivo es ayudar a los comerciantes a ser más productivos en sus negocios día a día, pero sabemos que las distracciones están presentes continuamente: Ver una serie en la televisión, entretenerse con las redes sociales, responder algún mensaje o correo electrónico que nada tiene que ver con el trabajo… Esos y muchos otros factores son los que afectan nuestra productividad.
Pero ¿Qué significa realmente ser productivo?
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Productividad
Esta palabra debe sonar extraña para algunos, y muy engorrosa para otros, pero no tiene por qué serlo: Es solamente una palabra. Antes de empezar te pido que derribes todas las creencias y perjuicios que tenías para poder comenzar desde cero, con una página en blanco.
La productividad es simplemente una medida de la eficiencia en el trabajo, cuantos productos pudiste obtener/vender/fabricar con el tiempo y recursos utilizados, si maximizamos los resultados y reducimos el tiempo que nos toma lograrlo estamos siendo más productivos; sencillo ¿No?
Entonces, ahora que hemos perdido el miedo hacia esa tan temida palabra, sigamos.
En las siguientes secciones descubrirás cómo organizar de una vez por todas tus días laborales y conseguir las metas que te propones, sin inconvenientes; de una forma fácil, rápida y eficaz.
Empecemos por el principio: La mañana
Tener una buena organización y un día productivo empieza al salir el sol: justo después de despertar; es por eso que la mañana es uno de los momentos más importantes del día, nos permite respirar, relajarnos y ocupar unos minutos de nuestro tiempo para planificar nuestro día.
Es cierto que en muchos casos necesitamos improvisar y adaptarnos a los cambios mientras transcurre la jornada laboral, pero aun así es imprescindible anotar todas las metas y tener una idea aproximada de cuales son las tareas que debemos terminar durante el día.
Sentarse y descubrir un método que se adapte a nuestra rutina es simple, puedes hacerlo con herramientas como Excel, con una aplicación para el celular, en tu agenda o a la antigua: en papel.
Después de que hayas encontrado una forma que se adecue mejor a vos, lo siguiente es anotar todas las tareas pendientes teniendo en cuenta las prioridades más urgentes para el día. Hay que aclarar que no hay de que preocuparse si no cumples alguna o tuviste que modificar levemente tus planes, las listas son guías o ayudas para recordar lo que debes hacer. No te vas a suicidar si no las cumples al pie de la letra, ni mucho menos.
Divide las tareas, has simple lo complicado
En ocasiones, las tareas que debemos completar son un poco complicadas y requieren de mucho tiempo o varias jornadas hasta que estén completamente finalizadas; en ese caso es importante dividir lo que debes hacer en pequeños trabajos más simples y realizables a lo largo del día, que poco a poco te acerquen a tus metas.
Por ejemplo, si estas realizando una reforma en tu negocio y necesitas instalar nuevas estanterías, puedes poner en tu plan del día: Instalar estanterías y subdividir a la vez en varias tareas:
- Medir y escoger el tipo de estantería a colocar.
- Investigar presupuestos en diversas tiendas (llamando o visitando lugares)
- Comprar la estantería.
- Colocarla y acomodar todos los artículos.
Anotar tan detalladamente las cosas puede resultar tedioso, pero es realmente necesario porque nos ayuda a centrarnos y priorizar: que es lo más importante y lo primero en lo que debemos enfocarnos.
Asimismo, tildar o tachar una tarea ya realizada nos brinda satisfacción y nos motiva para seguir cumpliendo nuestras metas a lo largo de los días o la semana.
Eliminar las distracciones
Me quiero detener un poco en este tema ya que nos pasa al 99,9% de las personas, tengas o no un negocio propio. Incluyéndome.
Las distracciones son habituales y están presentes continuamente en nuestra rutina diaria, estas te quitan o bloquean tu atención cuando estas tratando de trabajar o terminar una tarea significativa, ya sea que estés cocinando, haciendo el flujo de caja del mes o respondiendo correos de trabajo.
Al tener un negocio, las distracciones van a estar presentes continuamente, pero la verdadera inteligencia consiste en saber concentrarse en una tarea específica y optimizar al máximo el rendimiento que tienes en tu comercio. Esto puedo sonar complicado, pero es muy simple.
El secreto es eliminar los factores que pueden despistarte, trabajar en un ambiente tranquilo con una iluminación acorde ayuda mucho; asimismo apagar la televisión, suspender o alejar el celular para no revisar las redes sociales, posponer las llamadas o mensajes son pequeñas acciones que te beneficiarán bastante.
Si aun así no puedes concentrarte, hay técnicas como el Mindfulness, el ejercicio físico o la meditación que te ayudarán a desarrollar la disciplina, la fuerza de voluntad y el equilibrio para poder centrarte en una tarea a la vez.
También resulta de interés formarse de manera continua sobre el ambiento en el que estás trabajando, aprendiendo e incorporando nuevos conocimientos; con ello podríamos aprender nuevas técnicas o métodos que mejoren nuestra efectividad y rendimiento en el trabajo.
No sirve de nada planificar si al momento de realizar los trabajos, te dispersas. Esto a la larga provocará que pierdas más tiempo y no pongas el 100% de tu esfuerzo en la tarea que tienes por delante.
Enfócate en una cosa a la vez
Es natural y muy habitual que mientras estés realizando algo, como revisar las finanzas del mes, pienses en toda la pila de tareas que tienes pendientes: todos los mails que debes responder y todas las mejoras que quieres implementar en tu comercio; incluso puede que intentes hacer más de dos cosas al unísono, pero esto solamente disminuirá tu productividad.
Hacer mas de dos cosas a la vez, con la posible excepción de las tareas más simples, no suele funcionar: causará que las hagas mal y debas repetirlas, además de ralentizarte.
Muchas veces queremos realizar múltiples tareas en simultáneo, por ejemplo, mientras cocinamos la cena, respondemos los mensajes, escuchamos música y conversamos con alguien; esto divide nuestra atención en varias tareas distintas y provoca que nos distraigamos con más facilidad. Lo ideal es prestar atención a lo que estás haciendo en ese momento y depositar toda tu energía ahí, así lograrás mejor las cosas, con más dedicación y atención.
En resumen lo más aconsejable, como dijimos anteriormente, es centrarse en una única tarea, de tal forma que puedas concentrar toda tú energía para llevarla a cabo. Esto es algo que disminuirá de manera significativa el tiempo que destinas en la misma y aumentará tu productividad.
Por último: aprende a descansar
Nuestra vida cotidiana está repleta de momentos estresantes, reuniones, idas y venidas… y en muchas ocasiones sentimos que nos falta tiempo para hacer todo lo que queremos en el trabajo y dedicarles también atención a nuestras familias.
Debemos recordar que nuestra vida no se compone solamente de las horas que pasamos en nuestro negocio trabajando, sino también de las salidas, paseos o reuniones con amigos y no debemos perder eso de vista.
Es valioso estar concentrados en el trabajo, pero también realizar pausas cada cierto tiempo y desconectarnos completamente cuando no estamos en el negocio; así cuidaremos nuestra vida personal también.
Asimismo, hay que mencionar que un punto primordial para mejorar la productividad es el de dormir y alimentarse correctamente, la falta de sueño o no tener los nutrientes necesarios reducirá nuestro potencial en gran medida. Es necesario equilibrar nuestra energía y nuestro tiempo para poder ser la mejor versión de nosotros mismos tanto en el ámbito laboral como con nuestras familias, que nos han apoyado siempre con nuestras metas y emprendimientos.
Siguiendo estos simples consejos y aplicándolos durante la semana conseguirás mejorar tu productividad, a la vez que te sientes mas centrado y con más ánimo para encarar los desafíos que se te presentan.
