Según la Real Academia Española, procrastinar se define como aplazar o diferir, es decir, dejar las tareas para hacerlas después.
Sabemos que para cualquier dueño de negocio, el tiempo es un factor importante a considerar, es por eso que estar dejando tareas inconclusas no es una buena estrategia para tener éxito en el rubro de tu negocio. Desafortunadamente esto le sucede a la mayoría de las personas: dejan las cosas para después.
Como mencionamos en nuestro artículo Consejos simples y efectivos para mejorar tu productividad, gestionar y manejar de forma correcta las tareas que tienes a lo largo del día es sumamente importante para ir mejorando de forma continua en tu negocio. Pero no te preocupes, a continuación te dejo una lista de consejos que seguro te ayudarán.
Consejos
• Reprograma tu mente
Este consejo puede ser uno de los más difíciles de implementar, pero te aseguro que una vez que logres reprogramar la forma que tienes de pensar y de ver el mundo, podrás encarar las tareas de manera distinta, con una mentalidad ganadora y profesional.
Para lograrlo te propongo que te sientes y analices que actividades te resultan placenteras y cuáles no, así como las que te requieren menos esfuerzo y las que probablemente tardas en realizar. Una vez hecho esto (puedes anotarlo si quieres), piensa en detalle la recompensa que quieres y planeas obtener con cada tarea.
De esta forma asociarás automáticamente la ganancia que obtendrás una vez realizada dicha actividad.
Por ejemplo, supongamos que tienes una librería, y debes hacer ciertas tareas: una lista de de las novelas que quieres pedir, los cálculos de ganancia del día anterior y tres publicaciones en las redes sociales. Analizas y llegas a la conclusión de que la primera tarea te lleva 30 minutos y obtienes libros nuevos para tus clientes; la segunda 2 horas y puedes retirar el dinero ganado; y la tercera solo 15 minutos. Entonces optas por hacer la más larga y satisfactoria (los cálculos de la caja del día anterior) y al final, ¡Retirar el dinero te motiva para hacer las otras dos!
• Utiliza la regla de los 2 minutos
La “Regla de los minutos” proviene del GTD (Getting Things Done) y sugiere que si estás planificando una acción que se puede hacer en menos de dos minutos, no la planifiques; hazla. Si haces de esta regla un hábito, mejorarás tu productividad, haciendo que tus proyectos avancen sin cesar.
• Evita discutir contigo mismo
Lograr esto es sencillo, lo que debes hacer es no darte la oportunidad de generar dudas o retrasos con respecto a la tarea que quieres empezar; simplemente debes ver el reloj, contar hasta 5, y ¡Empezar ya! Así no podrás perder el tiempo y dejarás de posponer cosas para hacer después.
Por ejemplo, para que lo entiendas veamos un ejemplo sumamente simple que nos sucede a todos en nuestra rutina: Despertarnos. Aplicando lo expuesto anteriormente, al sonar el despertador, cuentas hasta 5 y si o si saltas de la cama y ¡Te levantas!
• Levanta primero la piedra mas pesada
Este consejo se relaciona con el que explicaremos a continuación, e implementarlo es fácil. Lo que debes tener en cuenta es siempre asumir las tareas más complicadas y más arduas primero.
Esto funciona de forma perfecta porque enfocas tu energía en lo más difícil y cuando lo terminas, con la energía restante puedes hacer las tareas más fáciles. Asimismo, sabes que la motivación sube como la espuma, entonces Al terminar lo más duro del día, sientes una subida tremenda de energía y ese te acompaña el resto de la jornada para terminar los demás pendientes.
• Divide la pizza de forma inteligente
En muchas ocasiones suele suceder que la tarea que estamos por encarar es demasiado compleja y grande para hacerla en una sola tarde de trabajo, entonces lo que debemos hacer en este caso es dividirla de forma sabia y acorde a los progresos que queremos realizar.
Como mencionamos en nuestro articulo anterior de Como fijar objetivos SMART para tu negocio, lo imprescindible es hacer una lista de las tareas pendientes y, si son demasiado complejas, fraccionarlas en tareas mas simples que podamos ir terminando de a poco, así al finalizarlas les ponemos un tic y eso nos motiva para encarar la que sigue a continuación.
Aplicando esto será mucho más sencillo y fácil hacer el trabajo y evitarás dejar cosas pendientes.
• No pierdas el foco
Para conseguir esto debes identificar que es lo que te gusta y lo que no. Al realizar tu actividad enfócate en lo que te gusta, imagina la recompensa que obtendrás una vez terminada y trata de no perder este objetivo.
Durante un estudio que se llevó a cabo por investigadores de la universidad de Michigan y la USC, los participantes se dividieron en dos grupos.
- Al primer grupo se le hizo la pregunta: ¿Si se fueran a jubilar en 40 años, cuándo deberían empezar a ahorrar para su jubilación?
- Al segundo grupo se le preguntó: ¿Si se fueran a jubilar en 14600 días (lo equivalente a 40 años), cuándo deberían empezar a ahorrar para su jubilación?
Como era de esperar, al grupo al que se le indicó la medida del tiempo en días experimentó un mayor sentido de urgencia por empezar a ahorrar dinero, en comparación con el grupo al que se le indicó la medida en años.
¿Pero por qué? Según los investigadores de este estudio, indicar las fechas de entrega en días ayuda a conectar tu yo del futuro con tu yo del presente, aumentando así la sensación de que el tiempo pasa más rápido. Esta idea la puedes implementar para mantener tu foco en lo que quieres conseguir y evitar dispersarte.
• Descansa cuando lo necesites
Para tener una mejor actitud, es esencial que descanses lo suficiente, así como también que controles tu nutrición y realices algo de ejercicio. Es de suma importancia que trabajes en darte un tiempo para descansar y relajarte acorde a los trabajos que has hecho durante el día. Pues sí estás agotado o de mal humor las probabilidades de procrastinar aumentan considerablemente.
Lo que puedes hacer es crearte rutinas que te beneficien para dejar de perder el tiempo con cosas insignificantes; y que te ayuden a equilibrar tu energía y enfocarla en el trabajo.
Recuerda que las rutinas son hábitos o costumbres que haces de forma casi inconsciente y simplifican tu vida.
• En resumen
Para resumir todo lo que dijimos anteriormente, esos proyectos que has estado postergando en tu lista de pendientes son suficientes como para armar la siguiente torre Eiffel. Pero lo último que debes hacer es seguir posponiendo y dejando tareas pendientes.
En vez de eso, aprovecha estos siete métodos que se han estudiado por la ciencia, y evita dejar más tareas a medias.